新天國際會展根據(jù)多年的出展經(jīng)驗，認為參加國際展好能在一年前即開始準備，并將整年計劃劃分為各個階段，依序完成，方能達至預期的理想目標。
計劃時間表
（一）12個月前
1、從展覽的規(guī)模、時間、地點、專業(yè)程度、目標市場等各方面，綜合專家意見，選定全年展覽計劃；
2、與展覽主辦單位或代理公司進行聯(lián)系取得初步資料；
3、選定場地；（一般而言，首次參加國際大展，較難取得佳位置）；
4、了解付款形式，考慮匯率波動，決定財務計劃；
（二）9個月前
1、設計展覽結構；
2、取得展覽管理公司的設計批準；
3、選擇并準備參展產(chǎn)品；
4、與國外潛在客戶及日前顧客聯(lián)絡；
5、制作展覽宣傳冊 ；
（三）6個月前
1、以廣告或郵件等進行推廣活動；
2、確定旅行計劃；
3、支付展覽場地及其他服務所須預先付款；
4、復查公司的參展說明書、傳單、新聞稿等、并準備必要和翻譯；
5、安排展覽期間翻譯員；
6、向服務承包商及展覽組織單位定購廣告促銷；
（四）3個月前
1、繼續(xù)追蹤產(chǎn)品推廣活動；
2、后確定參展樣品，并準備大量代表本公司產(chǎn)品品質及特色的樣品，帖上公司標簽，贈送索取樣品的客商；
3、將展位結構設計做后的決定；
4、計劃訪客回應處理程序；
5、訓練參展員工；
6、排定展覽期間的約談；
7、安排展覽現(xiàn)場或場外的招待會；
8、購買外匯；
（五）四天前
1、將運貨文件、展覽說明書及傳單等額外影印本放入公事包；
2、搭乘飛機至目的地；
（六）三天前
1、抵達，飯店登記；
2、視查展覽廳及場地；
3、咨詢運輸商，確定所有運送物品的抵達；
4、批示運輸承包商將物品運送至會場；
5、聯(lián)絡所有現(xiàn)場服務承包商，確定一般準備就緒；
6、與展覽組織代表聯(lián)絡，告知通訊方法；
7、訪問當?shù)仡櫩停?br />
（七）兩天前
1、確定所有物品運送完成；
2、查看所訂設備及所有用品的可得性及功能；
3、布置展位；
4、將所有活動節(jié)目做后的決定；
（八）一天前
1、將攤位架構、設備及用品做后的檢查；
2、將促銷用品發(fā)送直接分配中心；
3、與公司參展員工、翻譯員等進行展覽前后簡報；
（九）展覽期間
1、遲早到會場；
2、于展覽天即將新聞稿送到會場的記者通訊廳；
3、實地觀察后遲早預約明年場地；
4、詳細記錄每一個到訪客戶的情況及要求，不要憑事后記憶；
5、對于沒有把握的產(chǎn)品需求，不要當場允諾，及時回報總部作出合理的答復，一旦應承，必須按質按期完成，以取得客戶合作的信心；
6、每日與員工進行簡報；
7、每天將潛在商機及顧客資料送回公司以便即時處理及回應；
（十）展覽結束
1、監(jiān)督攤位拆除；
2、處理商機；
3、寄出謝卡；
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